Компания «Гельтек-Медика» — крупнейший российский производитель медицинских контактных средств для ультразвуковой и функциональной диагностики, офтальмологии, средств для ухода за веками и профессиональной косметики, дистрибьютор медицинских расходных материалов и оборудования для салонов красоты.

Помимо производства собственной продукции, компания «Гельтек-Медика» является дистрибьютором косметологических аппаратов производства Китай, Италия, Германия и других стран.

На предприятии уделялось большое внимание автоматизации управления и учета. 6 лет в качестве корпоративной информационной системы использовалось 1С:Управление производственным предприятием (1С:УПП). В конце 2015г. руководство стояло перед выбором: продолжаться развивать дальше 1С:УПП или перейти на новую систему 1С:ERP.

В системе 1С:ERP много полезных для бизнеса нововведений, именно она будет развиваться в ближайшие 10 лет и есть возможность ее бесшовной интеграции с 1С:Документооборотом. Продукт является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии, которое позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам. Именно поэтому было принято решение выбрать 1C:ERP площадкой для развития в ближайшие годы.

Партнером по внедрению стала компания 1С:Апрель Софт. Специалисты 1С:Апрель Софт провели обследование предприятия, в результате которого были зафиксированы следующие проблемы в бизнес-процессах:

  • Большая часть учетной информации ведется в системе 1С:Управление производственным предприятием 8, а также параллельно заносится в журналы ручного учета или таблицы Excel, то есть нет единой учетной системы, позволяющей оперативно получить отчетные данные.
  • На предприятии нет возможности получать оперативные данные по различным учетным данным, в частности, по выпуску продукции.
  • На предприятии фактическая себестоимость изделия рассчитывается только в бухгалтерском учете. Причем правила расчета не соответствуют требуемым правилам расчета.
  • На предприятии учет прослеживаемости от сырья до готовой продукции не автоматизирован, ведется в ручном режиме в журналах и в БДС. Это значительно усложняет учет, а также нет возможности получать информацию о входимости конкретной партии ТМЦ в конкретную партию ГП.
  • На предприятии часть бизнес-процессов не автоматизирована вообще (например, учет давальческой схемы)

В феврале 2016 года совместно с компанией 1C:Апрель Софт был инициирован проект по внедрению 1C:ERP Управление предприятием2.2 параллельно c проектом по автоматизации 1С:Документооборот 8 КОРП, чтобы реализовать интеграцию двух систем.

Основной целью проекта стал расчет управленческой себестоимости единицы продукции с переходом на новую прогрессивную систему комплексной автоматизации учета и управления предприятия 1С: ERP Управление предприятием 2.2.

Кроме этого, ставились следующие цели:

  • Перевод реализованных учетных функций в новою автоматизированную систему
  • Разработка схемы получения управленческой себестоимости и ее реализация в новой автоматизированной системе
  • Получение удобного инструмента контроля и отчетности
  • Исключение повторного ввода данных на нескольких участках, наличие минимально достаточных данных на каждом рабочем месте
  • Масштабируемость решения, внедренного в головном офисе, для последующего подключения обособленного подразделения, расположенного в г.Дедовск.
  • Обеспечение целостности и достоверности данных.
  • Разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм и отчетов.
  • Гибкость, достаточная для изменений по мере роста и изменения бизнеса, возможность реализации долгосрочных требований компании.
  • Минимизация ресурсов на администрирование системы.
  • Возможность создания новых отчетов и настроек силами своих сотрудников.

Главные этапы проекта:

Этап 1. Подготовка к проведению проекта;

Этап 2. Детальное обследование;

Этап 3. Моделирование процессов, промежуточная документация (ЛН)

Этап 4. Реализация системы(кодировка);

Этап 5. Подготовка системы к опытной эксплуатации (НСИ, обучение);

Этап 6. Опытная эксплуатация;

В ходе проекта специалистами 1С:Апрель Софт было сделано:

  1. Создание моделей для каждого внедряемого блока c учетом особенностей отражения операций в «1С:ERP Управление предприятием 2.2»
  2. Определение правил ведения НСИ
  3. Обучение пользователей
  4. Опытная эксплуатация блоков
  5. Перевод блоков в промышленную эксплуатацию

Кроме этого, были реализованы следующие потребности Заказчика:

  • Автоматизация АРМ для мобильных приложений
  • Для автоматизации задач службы качества сделана существенная доработка системы.
  • Настроена бесшовная интеграция ERP и ДО (параллельно велся проект по внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП»).
  • В блоке Продажи реализован новый функционал: автоматическое списание по сериям
  • Автоматизирован входной контроль сырья (с учетом ситуации, когда непроверенное сырьё не может поступить в работу)
  • Автоматизирован промежуточный и выходной контроль готовой продукции, а также контроль при хранении
  • Разработана схема списания образцов
  • Доработаны механизмы по распределению расходов, относящихся на финансовый результат, в себестоимость продукции для целей управления предприятием; разработано ряд отчетов для анализа себестоимости.

Произведена интеграция со следующими подсистемами:

— Модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP Управление предприятием 2.2

— 1С-Битрикс.

Особенности и уникальность проекта:

  • Фактически полностью удаленный проект: использованы Skype для обсуждений, удаленное обучение пользователей с видеозаписью, удаленное подключение для решения вопросов, поддержка пользователей ведется с использованием программного продукта Итилиум, ред.4.4.
  • Произведен последовательный запуск на двух производствах (г. Дедовск и г. Москва): первый запуск прошел в Москве, второй в Дедовске с разницей в одну неделю. Это позволило провести второй запуск с учетом всех вопросов, которые возникли на запуске в г .Москва.
  • Автоматизация АРМ оператора производства для мобильных приложений (работа на любом WEB-клиенте).
  • Ежедневное использование 12 планшетов Samsung, причем не в режиме чтения данных, а в режиме ввода первичной информации на производстве online.
  • Обеспечен мягкий поэтапный переход с 1С: Управление производственным предприятием 8 и 1С:ERP Управление предприятием 2.2 путем реализации двухстороннего почасового обмена между 1С:Управление производственным предприятием 8 и 1С:ERP Управление предприятием 2.2, для исключения ручного дублирования данных в двух системах и обеспечения целостности информации для всех видов отчетности).
  • Для задач службы качества автоматизирован входной контроль сырья (с учетом ситуации, когда непроверенное сырьё не может поступить в работу), промежуточный производственный и выходной контроль готовой продукции.
  • Настроена бесшовная интеграция 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и 1С:Документооборот.
  • В блоке Управление производством реализован помощник диспетчера: автоматическое определение потребности, формирование заказов в производство и резервирование серий.
  • В основную конфигурацию 1С:ERP Управление предприятием 2.2 включен модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP Управление предприятием 2.2 .
  • Объединена конфигурация 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и конфигурация по приему заказа с сайта на Битриксе.
  • Разработан следующий функционал: обработки, которые позволяют распределять затраты по оборудованию на продукцию, которая производилась этим оборудованием пропорционально количеству, весу; обработка по распределению отдельных статей на фиксированный перечень номенклатурных позиций; обработка по включению стоимости коммерческих расходов в стоимость реализованной продукции по каждой номенклатурной позиции.

Результаты проекта:

  • Организовано ведение учета по сериям по сырью и готовой продукции. Обеспечены: прослеживаемость использования серий сырья, и из какого конкретно сырья произведена каждая партия продукции.
  • В едином информационном пространстве 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и 1С:Документооборот 8 проходят процедуры согласования договоров, заказов, заявок на расход денежных средств.
  • Разработан механизм автоматического подбора серий по методу FEFO с учетом того, что партия поставки сырья или продукции прошла проверку качества.
  • Организован обмен документами реализации с отдельными покупателями.
  • При работе с заказами покупателей используются статусы, что позволяет в любой момент времени получить информацию о текущем состоянии заказа.
  • Организована ордерная схема работы с удаленным подразделением, что позволяет отслеживать отправку и получение ТМЦ, разделяя их по отражаемым операциям.
  • Созданы дополнительные формы для экспортной реализации, различные оперативные управленческие отчеты.
  • Разработан механизм оперативного учета выполненных операций, расхода материалов, параметров качества, параметров работы оборудования. Организована прослеживаемость использования материалов, оперативное получение информации о ходе производственного процесса.
  • Организован прозрачный учет материалов в цехах через выделение цеховых кладовых.
  • Разработаны инструменты для регистрации качественных параметров, как входного сырья, так и выпускаемой продукции, а также параметров в процессе производства.
  • Разработаны аналитические и статистические отчеты для отслеживания параметров качества номенклатуры, требуемых для косметической продукции;
  • Разработаны отчеты, с помощью которых можно оперативно получить достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
  • Разработан помощник диспетчера производства, позволяющий автоматически (по расписанию) по потребностям формировать заказы на материалы для производства, производить резервирование материалов по этапам и переводить этап в состояние «К выполнению» при полной обеспеченности этапа.

«1С:Документооборот 8 КОРП» внедрен в рамках следующих подсистем:

  • Делопроизводство;
  • Учет и хранение документов (работа с входящими и исходящими документами, работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, положения, инструкции, методички));
  • Учет договоров;
  • Учет и контроль исполнения задач и поручений;
  • Учет рабочего времени;
  • Работа с проектами;
  • Внутренний форум компании;
  • Организация встроенного почтового клиента.

Экономический эффект от внедрения (%):

  • сокращение трудозатрат в подразделения;
  • ускорение получения управленческой отчетности на 40%;
  • ускорение получения регламентированной отчетности;
  • ускорение обработки заказов;
  • снижение объемов материальных запасов;
  • сокращение расходов на материальные ресурсы;
  • сокращение производственных издержек на 20%;
  • сокращение операционных и административных расходов на 20%;
  • рост оборачиваемости складских запасов составляет 5,5%;
  • рост производительности труда в производстве составляет 15%
  • сокращение длительности простоев оборудования на 15,5%;
  • снижение производственного брака;
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг;
  • снижение себестоимости продукции / услуг;
  • сокращение дебиторской задолженности;
  • увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг на 15,5%;
  • рост прибыли;
  • увеличение прозрачности управленческой отчетности на 40 %.
С. Кирш (собственник компании «Гельтек-Медика»):

Мы провели ревизию всех бизнес-процессов и стало ясно, как оптимизировать работу. То есть внедрение новых программных продуктов стало поводом посмотреть на работу компании со стороны и перестроить работу.

В настоящее время специалисты фирмы-франчайзи 1C:Апрель Софт оказывают консультационные услуги сотрудникам компании "Гельтек-Медика.