Департаменткорпоративных информационных систем ALP Group (ООО «АЛП-ИС», или ДКИС) —ведущий российский разработчик ИТ-решений (основанных на программных продуктах«1С») для управления крупными коммерческими и государственными организациями, —завершил разработку, проверку и оптимизацию методик, процессов и инструментов,позволяющих реализовать концепцию бережливого производства при внедрении,сопровождении и модернизации решений класса ERP и i-ERP. Проведены масштабныеуправленческие эксперименты, позволившие количественно оценить ожидаемый эффектприменения этих методик и инструментов в различных процессах. В настоящее времяДКИС перешла к внедрению концепции бережливого производства на участкеразработки ПО для нужд всех выполняемых компанией конкретных проектов, гденовые методики, процессы и инструменты приводят к прорывным результатам в планероста эффективности, укрепления лояльности заказчиков и повышенияпривлекательности департамента как работодателя.

Проектстартовал в начале года. За это время ДКИС выявил основные зоны потериэффективности, ранжировал их с точки зрения возможности устранения на основепринципов бережливого производства, изменил внутренние процессы и разработалметодики, позволяющие применять эти принципы в ERP-проектах. Отметим, что какэти процессы и методики, так и сами новые практики ведения ERP-проектов, атакже процесс миграции основываются на объективных данных (data-drivenmanagement, или DDM).

Былорешено начать переход ДКИС к бережливому производству с наиболее проблемныхучастков в проектах внедрения ERP-решений: этапа планирования (включая согласование содержания и сроков задач),этапа внутренней приемки. А также с изменения системы мотивации.

ДляERP-отрасли чрезвычайно характерна многократная переделка задач, являющаясяпобочным эффектом принятого в ней принципа управления внедрением, когдаисполнитель получает постановку задачи через одно или несколько передаточныхзвеньев. Неизбежным следствием становится недостаточно четкая постановка задач,возникающая из-за искажений и потерь при передаче информации, а такженевозможности проконтролировать, удалось ли исполнителю верно уловить реальныепотребности заказчика. Более того, зачастую работы выполняются безсогласованного и утвержденного технического задания. Всё это и приводит к тому,что заказчик не принимает результаты работы и её приходится переделывать понескольку раз (иногда, по 5-6 раз). В ERP-проектах это существенная и хорошоизвестная зона потери эффективности.

Чтобыустранить её, пришлось изменить принципы планирования и сдачи работ. Теперь вДКИС руководители проектов и архитекторы стали внутренними заказчиками, которыеотвечают за качественное планирование, обеспеченность задачи исходнойинформацией и измеряемыми показателями (трудоемкость, сроки). Задачи не могутбыть переданы в производство, если они не обеспечены этой информацией или неснабжены всеми необходимыми метриками. Всё это контролирует ресурсный менеджер,он же организует процесс внутренней приемки. А за сдачу работ теперь отвечает их непосредственный исполнитель (например,разработчик ПО). Если заказчик не отступает от утвержденного задания, арезультаты работы ему не соответствуют, исполнитель должен устранитьрасхождения за свой счет. При этом механизмы коммуникации в проектной группеизменены так, чтобы исполнитель мог своевременно получить всю необходимуюинформацию. Пересмотрена также технология оценки длительности задач, а всистему мотивации внесены изменения, которые делают гораздо более выгоднымпроработку задания, точную оценку сроков и сдачу работ с первого раза. В итоге,доходы исполнителей, сдающих работу с первого раза, значительно выросли. Крометого, для них создана система нематериального стимулирования.

Спереходом на новую технологию застарелая проблема переделок полностьюустранена. Теперь в реальных проектах 95% работ делается на основе ЧТЗ, аконечный заказчик в 90% случаев с первого раза принимает их. При этомпрактически отсутствуют споры при сдаче работ. Выборочные опросы показывают,что, по мнению заказчиков, результаты не только формально соответствуютутвержденному заданию, но и отвечают потребностям проекта по сути.

Отметимтакже, что при планировании длительности работ ДКИС в полной мере применилаоценку работ на основе нормочасов. При этом больше не возникаетраспространенная в прошлом ситуация, когда по завершении отведенного на работувремени оказывается, что для ее завершения необходимо еще столько же времени.

Выйтина столь высокие показатели в столь короткие сроки ДКИС помогло применениесобственной технологической платформы системы управления проектами внедрения решений класса ERP иi-ERP. Одной из главных особенностей этих новых инструментовприменительно к переходу на бережливое производство является особым образоморганизованное взаимодействие с заказчиком, повышающее полноту использованияпереданной им информации на этапах обследования, а также оперативность икачество обратной связи с ним на всех участках производственного процесса. Это,в частности, упрощает и ускоряет выявление глубинных различий в пониманиисодержания терминов, бизнес-ситуаций и конкретных работ, устраняя тем самымважный источник проблем, которые обычно проявляются на поздних стадиях проектаи приводят к значительным потерям.

Произведенныеизменения, непосредственно затронувшие только один аспект основной деятельностиДКИС, привели к заметному повышению качества и снижению себестоимости услугдепартамента в целом. При этом повышение качества услуг проявляется какколичественно (практически полное исчезновение простоев, повышение доли задач,сданных с первого раза и без пересмотра отведенных сроков, рост общего числарешенных задач и др.), так и на качественном уровне (настроения в проектнойгруппе, удовлетворенность заказчика, готовность переходить ко все более сложнымзадачам).

Отметим,что данный проект, направленный на поиски и устранение источников потерь впроизводственном цикле систем ERP и i-ERP, полностью соответствует принципам«бережливого производства» в сфере ИТ. Так, проведенные в ДКИС изменения сталирезультатом встречной инициативы и продуктивного взаимодействия топ-менеджеров,руководителей проектов и самих разработчиков. Последним гораздо интереснее непеределывать по многу раз одно и то же, а двигаться вперед, наращиватьквалификацию, повышать доходы и пользоваться уважением коллектива. ALP Groupсчитает это признаком высокого качества персонала ДКИС, а также весьма ценнымопытом, который можно распространить на другие аспекты деятельностидепартамента.

Переходна новую технологию работы завершится в 2019 году, в первом квартале следующегогода ДКИС проведет её оптимизацию на основе данных, полученных в реальныхпроектах. Кроме того, в 2020 году ДКИС расширит применение принциповбережливого производства, постепенно распространив их на все основные процессыв сфере своей основной деятельности, управления персоналом, обученияспециалистов, а также организации первичных и повторных продаж. В каждой изуказанных областей это значительно повысит показатели эффективности и позволитперейти к менеджменту на основе объективных данных (data-driven management, илиDDM), а также устранить зоны возникновения потерь. Кроме того, компания ещеболее повысит свою привлекательность как работодателя для молодых сотрудников ивысококвалифицированных специалистов, ценящих возможность трудиться впрозрачной, хорошо организованной среде, в развитие и совершенствование которойможно внести свой вклад.