В строительных компаниях нередко функции ведения управленческого учета перекладываются на бухгалтерию. Между тем, у бухгалтерии имеются собственные, первоочередные задачи: учет фактической деятельности и расчет налогов. Именно под данный функционал и создаются бухгалтерские программы. Однако подобные программные решения оказываются малоэффективными при решении задач управленческого учета, связанных с планированием и контролем производственного процесса, так как бухгалтерия не отвечает за планирование деятельности предприятия и ей известны только свершившиеся факты. Для ведения управленческого учёта, напротив, требуется оперативное календарное, ресурсное, финансовое планирование и непрерывный контроль. Это объясняется тем, что учёт договоров в строительстве и всей деятельности по ним, а также документооборот в строительстве в целом должны быть максимально точными и своевременными, поскольку даже небольшие неточности в планировании могут поставить под угрозу реализацию целого строительного проекта. 
 Необходимость автоматизации управленческого учёта в строительных организациях назрела ещё несколько лет назад, когда в регионах России царил, так называемый, строительный бум. Но с приходом мирового финансового кризиса эта задача не только не утратила свою актуальность, а, напротив, стала первоочередной. Во-первых, построение финансовых планов и графиков поставки сырья и материалов на объект позволяет избежать незапланированных издержек, которые в условиях жёсткой экономии оборотных средств являются абсолютно недопустимым элементом. Во-вторых, постоянный контроль способствует чёткому представлению о положении дел на предприятии и, соответственно, даёт возможность корректировки тех или иных платежей, а не пребыванию в статусе стороннего наблюдателя за свершившимися событиями, которые уже нельзя подвергнуть никаким изменениям.  
Несмотря на все эти факторы, программных решений, обеспечивающих комплексную автоматизацию деятельности строительных предприятий, практически нет. Компания «АЛТИУС СОФТ» выступила разработчиком уникального программного решения «АЛТИУС – Управление строительством», которое позволяет упорядочить и систематизировать деятельность строительного предприятия: вести учёт договоров с заказчиками и подрядчиками, автоматически формировать сетевые план-графики, осуществлять своевременный контроль затрат, производить взаиморасчёты с заказчиками, подрядчиками и поставщиками, контролировать сроки и объёмы выполняемых работ. 
Кроме этого, в программе возможен обмен данными с любыми другими программами. При этом не стоит воспринимать работу бухгалтерских программ и работу программы «АЛТИУС – Управление строительством» как некий мезальянс. Помимо основных модулей программы 
«АЛТИУС – Управление строительством» в программе также существуют модули обмена данными с бухгалтерскими программами, которые позволяют отследить движение денежных средств строительного предприятия (банк, касса) и товарно-материальных ценностей. 
Работа с программой начинается с ввода договоров с заказчиками. В каждом договоре фиксируются обязательные реквизиты, а также список этапов работ по договору и график платежей. На каждом этапе работы заполняется Приложение к договору с заказчиком. В Приложении указывается список видов работ, объемы и расценки. К каждому виду работ могут быть перечислены необходимые ресурсы: материалы, устанавливаемое оборудование, требуемые машины и механизмы, а для каждого вида ресурсов указывается плановая дата его поставки на объект. Кроме того, по каждому договору с заказчиком может быть введён один или несколько договоров с подрядчиками. 
К договорам с подрядчиками аналогично заполняются приложения на этапы работ, при необходимости с расшифровкой по ресурсам. Если компания осуществляет поставку материалов, оборудования или техники подрядчику, то после ввода этих данных в приложения они также будут отражены в план-графике поставки ресурсов на объект. 
Если часть работ выполняется собственными силами, без привлечения субподрядчиков, то необходимо произвести планирование собственных работ. На основании этих данных необходимо сформировать графики выполнения работ по объектам, календарные план-графики поставки ресурсов на объект, а также рассчитать плановую рентабельность по договору. Исходя из имеющихся графиков платежей по договорам и приложениям, нужно составить финансовый план предприятия и обеспечить в дальнейшем непрерывный контроль на всех этапах выполнения обязательств по договору. 
Производить предварительные расчёты и осуществлять контроль на постоянной основе принципиально важно для строительного предприятия, но бухгалтерия не способна выполнять данные задачи. Бухгалтерские подразделения не ведут именно оперативный контроль, а предоставляют данные по истечении определённого периода времени, когда на ситуацию уже невозможно повлиять. 
В начале работы с договором с заказчиком необходимо рассчитать предполагаемый маржинальный доход и рентабельность проекта и, вследствие данных показателей, оценить целесообразность заключения договора. Кроме того, необходимо сопоставить предполагаемые входящие и исходящие денежные потоки с целью выявления наличия или отсутствия дефицита оборотных средств в каком-либо периоде. Стоит заметить, что ни одна, даже самая последняя из версий бухгалтерских программ, не способна выполнять данный функционал, поскольку изначально рассчитана на выполнение других задач. Если основной задачей управленческого учёта является предотвращение прогрессирования негативных последствий и непрерывный контроль затрат в различных разрезах времени, то бухгалтерские программы способны предоставить лишь данные пост фактум и соответственно, не могут обеспечить оперативность в работе. 
Ещё до подписания договора с заказчиком необходимо сравнить плановые затраты со стоимостью работ по договору, чтобы наглядно убедиться, какие работы будут убыточными для предприятия, а какие, напротив, позволят предприятию оставаться «в плюсе». Данное сравнение позволит оценить все возможные риски, не прибегая при этом к сложным экономическим расчётам. Получив чёткое представление о работах, затраты на которые несоизмеримо велики, в дальнейшем можно будет избегать заключения договоров, в которых эти виды работ превалируют, но с помощью бухгалтерских программ это невозможно осуществить, так как таких данных в них не содержится. Стоит заметить, что ручной ввод всех показателей может спровоцировать огромные риски для предприятия, так как трудоёмкость этого процесса способна повлечь за собой множество ошибок со стороны исполнителя, заводящего данные в таблицу Excel, а возможность оперативных корректировок при применении подобного способа хранения информации вовсе отсутствует. 
Если организация специализируется на типовых работах, регулярно повторяющихся на разных объектах, то целесообразно составить так называемые внутренние нормативы на работы. Эти нормативы должны быть составлены на каждый вид работ и учитывать все показатели: нормативную трудоёмкость и тарифные ставки для расчёта заработной платы рабочих, нормы расхода материалов, накладные расходы, относящиеся к выполнению этого вида работ. При наличии внутренних нормативов на работы предварительная оценка каждого нового договора потребует только указания текущих цен на ТМЦ. 
Самая сложная часть предварительных расчётов – сравнение входящих и исходящих денежных потоков по периодам, но данное сравнение необходимо для того, чтобы была возможность убедиться в отсутствии дефицита денежных средств. План по входящим платежам формируется из договора с заказчиком. При этом возможны два варианта будущих оплат по договору. Первый – плановый график оплат зафиксирован в договоре. В нём указываются даты и суммы платежей. При втором варианте указывается один или несколько авансов, а остальные расчёты предполагается проводить по мере выполнения работ и закрытия их актами выполненных работ. Стоит заметить, что второй вариант используется на практике гораздо чаще. Однако зачёт авансов в бухгалтерии происходит иначе, нежели в управленческом учёте: в бухгалтерских программах по общим суммам, а в управленческом учёте расчёт производится пропорционально объёмам выполненных работ и сумме договора, что позволяет рационально распределять денежные потоки. 
После составления общего списка предполагаемых доходов по договору с заказчиком и плановых расходов по нему необходимо представить финансовый план в виде «таблицы-шахматки», в которой строки – это статьи доходов и расходов, столбцы – периоды, а в ячейках указываются плановые суммы. По каждому столбцу необходимо подвести итоги: разность доходов и расходов в периоде, при этом она должна быть рассчитана с учётом значений из предыдущих периодов (нарастающим итогом). Если показатели плановой рентабельности по новому договору с заказчиком приемлемы, и в финансовом плане нет предполагаемого дефицита оборотных средств, то можно приступать к работам по данному договору. Если же выявлен дефицит средств в каком-либо периоде, стоит рассмотреть возможные варианты решения данной проблемы. Во-первых, можно проанализировать график авансов по договорам с заказчиками и подрядчиками по суммам и срокам и попытаться согласовать изменения, которые помогут избежать дефицита оборотных средств. Во-вторых, стоит пересмотреть график производства работ, обращая внимание на те работы, которые требуют применения дорогостоящих материалов и оборудования. Возможно, с поставщиками можно будет достичь определённых договорённостей о рассрочке платежей. Если данная договорённость будет достигнута, то необходимо внести все изменения в ранее составленный список плановых платежей. В-третьих, можно рассмотреть вариант краткосрочного кредитования. В этом случае в ранее составленный график плановых платежей нужно внести движение денежных средств по возможному кредиту. Если ни один из перечисленных способов не помог решить проблему дефицита оборотных средств в каком-либо периоде применительно к конкретному договору с заказчиком, то нужно рассмотреть вариант так называемого «внутреннего займа». Данные вариант возможен лишь в том случае, когда на предприятии выполняются обязательства параллельно по нескольким договорам. Необходимо сопоставить финансовые планы по всем одновременно действующим договорам и оценить общую картину. Возможно, по некоторым договорам разность между плановыми поступлениями и расходами окажется достаточной для покрытия образовавшегося дефицита в интересующем договоре. 
После подписания договора и начала работ необходимо строго контролировать ход выполнения работ и при малейших отклонениях от плановых показателей оперативно вносить в планы необходимые коррективы и вновь анализировать сложившуюся картину. Контролю подлежат все составляющие производственного процесса: и субподрядчики, и собственные работы ¬ сроки и объёмы работ, состав, количество и стоимость ресурсов, состав затрат и их суммы по накладным расходам. При этом контроль и оптимизация планов не должны быть разовыми процессами, а проводиться систематически. Отсутствие непрерывного контроля чревато негативными последствиями такими как: общий срыв сроков по договору с заказчиком и, как следствие, применение штрафных санкций со стороны заказчика и потеря собственных денежных средств. 
В заключении стоит отметить, что необходимость создания программных решений, обеспечивающих автоматизацию управленческого учёта строительных компаний, возникла не на пустом месте. Строительный сектор является реальным источником пополнения бюджетов городов России. Такие сложности, как «замораживание» строительства и несвоевременная поставка материалов и оборудования, не всегда соответствуют расхожему мнению о недостатке инвестиций в строительство объектов недвижимости. Зачастую данная проблема связана именно с неверным распределением платежей, как по составу затрат, так и по срокам их оптимального осуществления и с несвоевременным контролем издержек. Возлагать решение данных проблем на бухгалтерские подразделения не целесообразно, поскольку должного эффекта достичь таким образом не представляется возможным. Внедрение специализированных программных решений, напротив, поможет решить задачи, связанные с автоматизацией управленческого учёта строительных компаний, и позволит оперативно реагировать на все происходящие изменения.