http://www.mskit.ru/news/n217375/


Эксперты уверены: решения для создания архивов электронных документовсегодня крайне нужны рынку. Обусловлено это тем, что и у бизнеса, и угосударственных организаций накопилось достаточно большое количествоэлектронных документов, но как обеспечить их передачу на хранение и как именноих хранить, пока неясно. Именно поэтому заметен устойчивый интерес кпрограммным продуктам, позволяющим решить данные задачи.

«Сегодня практически у каждого заказчика остро стоит проблема с обеспечениемсохранности электронных документов: они уже накоплены, их необходимо не толькохранить, но и использовать – выдавать для предъявления по месту требования,например. Кроме того, уже есть потребность в сокращении размеров баз данныхинформационных систем, в которых электронные документы были созданы.Рекомендуем в первую очередь разделить массивы документов, подлежащихдальнейшему хранению, которые необходимо передавать в архив организации, идокументов, которые в связи с истечением сроков хранения могут быть выделены куничтожению, – рассказывает ведущий бизнес-аналитик ЭОС Елена Плешкова.– Возникает очень много именно практических вопросов».

ЭкспертыЭОСа уверены, что тот опыт, который уже есть на отдельных предприятиях и ворганизациях, надо систематизировать и анализировать. Лучшие практики стоитиспользовать повторно, а проблемы и сложности, с которыми столкнулись«первопроходцы» на такого рода проектах, учитывать и оценивать при управлениирисками в новых проектах.

На данныймомент у компании ЭОС есть опыт создания архива электронных документов направах подлинников в Ростовской области. В рамках «пилотного проекта» былоразработано и используется решение, позволяющее выгрузить документы из СЭД,передать их в систему архивного хранения и на протяжении достаточно длительноговремени обеспечивать их сохранность в архиве организации или ведомственномархиве.

В решенииЭОС при этом пока не реализована процедура передачи документов нагосударственное хранение, если организация является источником комплектованиягосударственных архивов. Это обусловлено тем, что на данный момент не до концаопределены «правила игры» в отрасли, например, Центр хранения электронныхдокументов (ЦХЭД) находится в стадии разработки. Как только ЦХЭД будет создан,опубликованы спецификации формата и описание процедуры приема электронныхдокументов на государственное хранение, ЭОС оперативно реализует и эту часть всвоем решении.

Такимобразом, пока в Ростовской области функционирует система, разработанная для«ведомственного» архива, в котором одновременно могут храниться и учитыватьсяфонды нескольких организаций. Ростовская область использует централизованнуюбазу данных СЭД «ДЕЛО», в которой обеспечен электронный документооборот дляпримерно 2,5 тысяч организаций данного субъекта Российской Федерации.

И хотяпроект запущен около года назад, уже есть первые результаты. В частности, вРостовской области активно проводится экспертиза ценности электронныхдокументов: они выносятся на рассмотрение экспертных комиссий (ЭК) организацийи экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Комитета по управлению архивным деломРостовской области.

«Массивдокументов, накопленных за годы работы в СЭД «ДЕЛО» в регионе [Ростовскойобласти – примеч. автора] настолько огромен, что было решено начать с выделенияк уничтожению тех документов, сроки хранения которых истекли и которыепередавать в систему архивного хранения уже нецелесообразно. По нашим оценкам,проведение экспертизы ценности перед передачей документов на долговременноехранение позволит существенно снизить объем хранимых документов», – пояснилаПлешкова Елена, комментируя проект построения Архива электронных документов направах подлинников в Ростовской области.

Модуль«Совещание» позволяет в электронном виде готовить акты о выделении куничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.Вышеуказанный модуль автоматизирует функции вынесения к рассмотрению назаседаниях ЭК и ЭПК проектов документов (актов о выделении к уничтожению,описей дел, номенклатур дел, положений об архивах, т.д.).

С помощьюфункциональности вышеуказанного модуля электронные документы выделяются куничтожению, а затем могут быть уничтожены – прямо внутри СЭД. Посколькууказанный модуль встроен в СЭД «ДЕЛО», то он предоставляет возможность дляпользователей непосредственно из акта о выделении к уничтожению просмотретьдокументы, включенные в данный акт. Разработанная функциональность сокращаетвременные затраты на изучение и обсуждение документов: любой член Комиссииможет сформировать собственное мнение о документе до того, как придет на очноезаседание ЭК/ЭПК, зафиксировать его, и оно [мнение] станет доступно всем другимчленам Комиссии. При этом модуль «Совещания» позволяет проводить экспертизуценности как бумажных, так и электронных документов.

Дальнейшиепланы компании ЭОС по развитию решения связаны не только с появлением стольожидаемого российским рынком ЦХЭД и актуализацией нормативной базы по архивномуделу, но и с желанием удовлетворить возрастающие потребности и ожиданияпользователей. Пользователи становятся все более требовательными: их неустраивает необходимость использовать в работе с документами несколько системодновременно, поэтому ЭОС намерена обеспечить бесшовную интеграциюразработанных ею СЭД с системой архивного хранения.

Кроме того,есть потребность в организации проверки электронной подписи до истечения срокадействия сертификата ЭП и обеспечения более широкого использования штамповвремени. Последнее необходимо для установления и подтверждения реальноговремени подписания электронных документов.

Еще однимприоритетным направлением дальнейшего развития решения ЭОС является обеспечениеплановой конвертации и миграции электронных документов.