Администрация города КуйбышеваКуйбышевского района Новосибирской области с 2013 года использует системуэлектронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС. Проект реализует партнер ЭОС в Западной Сибири «КС-Консалтинг», а его отличительнойособенностью является дистанционный способ внедрения СЭД. Широкие возможностисистемы позволяют муниципалитету решать все необходимые задачи по управлениюдокументами и более эффективно организовать свою работу.

В 2013 году передАдминистрацией г. Куйбышева Новосибирской области была поставлена задача автоматизироватьдокументооборот. Необходимо было выбрать СЭД, которая соответствует правилам делопроизводствав муниципальных органах и зарекомендовала себя как надежное решение. К этомумоменту более 70 государственных организаций и учреждений региона ужеиспользовали систему «ДЕЛО». Положительный опыт использования в организациях сосхожими процессами делопроизводства, соответствие ГОСТам, наличие вконфигурации «из коробки» всех функций, необходимых для поддержкидокументационных процессов в государственных структурах — все эти факторы говорилив пользу «ДЕЛА». При выборе СЭД для Администрации Куйбышева свою роль сыграло ито, что система проста в установке и настройке, а интерфейс ее удобен и понятендаже для неопытных пользователей.

Проект включал всебя несколько этапов: обследование документооборота:анализ нормативных актов, сбор информации об особенностях учета и движениядокументов в Администрации; анализ информации и настройка базы данных; обучениетехнолога, корректировка настроек.

Как и в большинствемуниципальных образований, в Администрации Куйбышева документооборот велся поунифицированным правилам. Компания «КС-Консалтинг» к моменту внедрения уже реализоваладесятки подобных проектов. С учетом этих факторов было принято решениеопробовать удаленный формат работы — провести обследование и подготовку кнастройке СЭД дистанционно, без выезда на территорию заказчика.

Специалисты«КС-Консалтинг» изучили инструкцию по делопроизводству, сводную номенклатурудел, структуру Администрации, а также список пользователей, которые должныиметь доступ в СЭД, с перечнем основных должностных обязанностей каждого изних. Информацию собирали в основном по электронной почте, иногда созванивалисьс заказчиком по телефону.

СпециалистыАдминистрации Куйбышева самостоятельно установили серверную часть системы иавтоматизировали рабочие места сотрудников Управления делами Администрации исекретаря приемной. Также ИТ-подразделение муниципалитета произвело настройкусистемы в соответствии с организационной структурой и схемой документооборота, учитываярекомендации «КС-Консалтинг».

Для поддержкипользователей на территории организации-клиента требовалось, чтобы один изсотрудников Администрации прошел обучение и получил сертификат системноготехнолога СЭД. Учитывая тот факт, что обязанности по установке ПО и обучениюпользователей были возложены на специалиста заказчика, для него был проведенрасширенный трехдневный курс на территории «КС-Консалтинг».

В настоящий момент СЭД «ДЕЛО» активноиспользуется сотрудниками Администрации. В 2018 году проведена дополнительная закупкарабочих мест системы. Широкие возможности программного продукта позволяют АдминистрацииКуйбышева решать все необходимые задачи по поддержке документных процессов. В СЭДрегистрируются обращения граждан, входящие и исходящие, формируются почтовыереестры. К регистрационным карточкам прикрепляются электронные образы документов.Функция контроля поручений помогает отслеживать сроки и состояние исполнения.

В целом внедрение СЭД позволило упорядочитьработу с входящими, исходящими документами и снизить затраты времени на поискнеобходимой информации. Автоматизация контроля сроков исполнения порученийповысила эффективность работы сотрудников. В муниципалитете есть всепредпосылки для создания единого рабочего пространства всехподразделений и перехода в дальнейшем на полностью электронный документооборот.